Privacy verklaring Empower B.V. – HR en Salaris Bureau

Laatste update: 25 augustus 2021

Dit is de privacyverklaring Empower B.V. HR en Salaris Bureau, hierna te noemen Empower. Empower is gevestigd in Enschede aan de Oldenzaalsestraat 631. Het Kamer van Koophandel nummer van Empower is: 83449418. Empower is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens we van jou verwerken, hoe we jouw privacy waarborgen en welke rechten je hebt. Als je wilt weten welke cookies wij gebruiken, dan kun je dat lezen in onze cookieverklaring. Deze verklaring heeft betrekking op gegevens die wij verwerken bezoekers van onze website, leveranciers, sollicitanten en alle overige relaties van Empower.

Wat is het algemene privacy beleid van Empower?

Empower respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website https://www.Empower-HR.nl, van haar (potentiële) klanten en relaties.
Empower stelt de veiligheid en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens voorop en gaat zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om.
Empower deelt jouw gegevens alleen met partijen die zij inschakelt voor de levering van haar diensten en met partijen waarmee zij gegevens moet delen op basis van een wettelijk verplichting.
Empower is voortdurend op zoek naar manieren om haar dienstverlening te verbeteren en deze zoveel mogelijk af te stemmen op jouw persoonlijke wensen en behoeften. Daarbij houdt Empower altijd rekening met jouw privacy en houdt zich aan de eisen van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens en hoe komen we hieraan?

Empower verwerkt jouw persoonsgegevens omdat je:

gebruik maakt of wil gaan maken van haar diensten;
je gegevens invult of achterlaat in een van haar vestigingen of via andere gangbare kanalen, zoals e-mail, de website of per telefoon;
de website van Empower bezoekt;
een zakelijke relatie met Empower hebt;
solliciteert bij Empower.

De meeste gegevens die we van jouw verzamelen lever je zelf aan. Om welke gegevens dat gaat is afhankelijk van de specifieke dienstverlening. In bepaalde gevallen kunnen we de gegevens uit onze database halen, zodat jij niet steeds opnieuw je gegevens hoeft aan te leveren.
Daarnaast verzamelen we ook jouw persoonsgegevens via de cookies die wij (laten) plaatsen. Dit laatste al dan niet na acceptatie.

Voor welke doelen verzamelen we jouw persoonsgegevens?

Empower verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. Communicatie. We gebruiken je contactgegevens om contact met je op te kunnen nemen als dat noodzakelijk is. Verder om je te informeren over onze dienstverlening en om je op de hoogte te stellen van acties en aanbiedingen. Daarnaast gebruiken we je telefoonnummer, als je daar toestemming voor hebt gegeven, om je persoonlijk te informeren over voor jou relevante aanbiedingen of om je op te nemen in voor jou relevante WhatsApp-groepen.
2. Acquisitie. Om Empower onder de aandacht te brengen bij potentiële klanten.
3. Uitvoeren contract. Als je klant of leverancier bent van Empower dan verwerken wij jouw gegevens voor de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst. iv. Kredietwaardigheidscheck. In bepaalde gevallen toetsen wij de kredietwaardigheid van onze klanten, leveranciers of andere relaties. Dit laten wij doen door een extern bureau. Meestal worden alleen bedrijfsgegevens verwerkt in dit proces, maar het kan zijn dat er ook persoonsgegevens worden verwerkt.
4. Sollicitatieprocedure. Zowel naar aanleiding van open sollicitaties als naar aanleiding van een vacature.
5. Wet- en regelgeving. We verwerken jouw persoonsgegevens indien we daartoe op grond van wet- en regelgeving toe verplicht zijn.
6. Marketing analyse en onderzoek. We gebruiken je contact gegevens om je uit te nodigen om mee te doen aan onderzoeken, enquêtes en klantpanels. Daarnaast gebruiken we aankoopgegevens voor het maken van analyses. Ook gebruiken we je gegevens voor algemeen marktonderzoek.
Wat zijn de grondslagen voor de verwerkingen?
Wij verwerken jouw gegevens omdat wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst met jou, omdat wij een wettelijke verplichting hebben, jij daartoe toestemming hebt verleend of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.
Als je Empower toestemming hebt gegeven om voor bepaalde doelen jouw persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken op dezelfde wijze als waarop je deze hebt verstrekt.

Om welke processen draait het en welke persoonsgegevens verzamelt Empower?
Empower verwerkt jouw persoonsgegevens bij verschillende processen. Hieronder tref je een overzicht aan van de belangrijkste processen.

1. Verkoopafdeling / Contactformulier
Bij de verkoopafdeling van Empower kun je terecht voor al je vragen, opmerkingen en klachten over de dienstverlening van Empower en lopende overeenkomsten.
Vaak zal de verkoopafdeling je vragen bepaalde gegevens te vertrekken of om je klantnummer zodat zij jou goed van dienst kan zijn. Soms zal het nodig zijn om jouw gegevens te delen met derden, bijvoorbeeld een leverancier in geval van aansprakelijkheid.
De informatie die bij de verkoopafdeling binnenkomt, kan gebruikt worden voor onderzoeksdoeleinden om onze diensten verder te kunnen verbeteren.
Op de website van Empower kun je contact opnemen met Empower via een contactformulier, bijvoorbeeld wanneer je een vraag of een klacht hebt. Deze komt binnen bij onze verkoopafdeling en wordt zo snel mogelijk afgehandeld. De gegevens die we je vragen in te vullen, hebben we nodig om met jou te kunnen communiceren en je zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn. Jouw ingevulde gegevens worden versleuteld verzonden. Deze gegevens worden niet voor een ander doel gebruikt dan afhandeling van jouw vraag of klacht.

2. Gepersonaliseerde aanbiedingen/gericht adverteren
Aankoopgegevens gebruiken wij ook om inzicht te krijgen in de wensen en behoeften van onze klanten en als input voor onze aanbiedingen, acties en overige marketingactiviteiten.
We gebruiken jouw aankoopgegevens ook voor gepersonaliseerde aanbiedingen en om speciaal voor jou geselecteerde diensten onder je aandacht te brengen. We houden jouw aankoopgedrag bij in onze klantendatabase en kunnen jou aan de hand daarvan gerichte aanbiedingen doen of gerichte mails sturen.
Mits je daarvoor toestemming hebt gegeven, kun je van Empower ook online gerichte aanbiedingen ontvangen of advertenties te zien krijgen die op jouw voorkeuren zijn afgestemd. Empower en derde partijen plaatsen hiervoor cookies. Door middel van deze cookies en pixels verzamelen wij en/of de derde partijen de volgende gegevens:

(een deel van jouw) IP-adres;
technische kenmerken zoals de browser die je gebruikt en de resolutie van jouw computerscherm;
vanaf welke pagina je op onze website bent gekomen;
wanneer en hoe lang je onze website gebruikt/bezoekt;
of je gebruikt maakt van de functionaliteit van onze website;
welke pagina’s je bezoekt binnen onze website;
jouw surfgedrag buiten onze website om.

3. Anonieme en statistische klantonderzoeken
Wij hechten veel waarde aan jouw mening als klant. Daarom nodigen wij onze klanten regelmatig uit om mee te doen aan (markt)onderzoek. Afhankelijk van het onderzoek, ontvang je een vragenlijst per e-mail of vragen we je in de vragen in de winkel direct te beantwoorden. De resultaten van dergelijke onderzoeken zijn anoniem. De gegevens gebruiken we uitsluitend om onze service te verbeteren

4. Persoonlijk klantonderzoek (NPS)
Naast algemene onderzoeken, vragen wij onze klanten ook deel te nemen aan een meer persoonlijk klantonderzoek, NPS. Deelname hieraan is vrijwillig. Als je deelneemt, verwerken we de volgende gegevens:

naam;
bedrijfsnaam;
positie in het bedrijf,
geslacht;
de door jou gekozen taal;
contactgegevens (e-mailadres/telefoonnummer/postadres)
pasnummer;
klant- en kaarthoudersegment en categorisering;
transactiegegevens; ; en
de door jou gegeven antwoorden.

Alle antwoorden en feedback die je geeft, zijn te herleiden naar jou als persoon. Je kunt zelf een (aanvullend) telefoonnummer achterlaten waarop we je kunnen bereiken voor toelichting op jouw feedback. De gegevens die wij via NPS over je verzamelen, gebruiken we alleen om onze diensten te verbeteren.

5. Inkoop / leveranciers
Empower verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers die nodig zijn voor de uitvoering van de dienstverlening en de uitvoering van het overeenkomsten met de leveranciers. De gegevens die Empower verwerkt van haar leveranciers zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is.

6. Sollicitaties
Als je bij Empower solliciteert, dan worden de door jou verstrekte gegevens verwerkt. Dit zijn onder andere:

Naam en adresgegevens;
e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
geboortegegevens/leeftijd;
geslacht;
Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring
gegevens over trainingen en opleidingen en/of assessments die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
gegevens over beschikbaarheid;
andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de
beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en
getuigschriften, nationaliteit en werkvergunning;
overige gegevens die jij ons hebt verstrekt.

Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de ontvangers van deze informatie, onze recruiters en de personen die bij de selectieprocedure en gesprekken betrokken zijn. Empower gebruikt deze gegevens uitsluitend voor en gedurende het sollicitatieproces.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?
Empower bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wat houdt dat concreet in?

Klantgegevens: Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang je klant bent van Empower. Als je de klantrelatie beëindigt, bewaart Empower maximaal een jaar jouw gegevens met uitzondering van die gegevens waarvoor een wettelijke verplichting bestaat. Dit geldt bijvoorbeeld voor facturen.

Leverancier gegevens: Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang we zakendoen of zolang jij onze contactpersoon bent voor de leverancier en zo lang als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet.

Gegevens van sollicitanten: Jouw gegevens als sollicitant worden maximaal een maand na afronding van een sollicitatieprocedure bewaard, tenzij je toestemming hebt gegeven dat wij deze langer mogen bewaren. Dan worden jouw gegevens uiterlijk na 1 jaar verwijderd.

Delen we jouw gegevens?
Empower is een Nederlandse onderneming die nationaal opereert. Alle gegevens die wij verwerken, worden opgeslagen in de datacentra van Empower of haar IT service providers.
Daarnaast kunnen wij jouw gegevens delen met door ons ingeschakelde derden zoals drukkerijen, e-mail- en postverwerkers. We delen deze gegevens uitsluitend om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen of ten behoeve van direct marketingdoeleinden. Wanneer wij jouw gegevens met derden delen, leggen wij die derden de verplichting op om jouw persoonsgegevens goed te beschermen. Als wij derde partijen inschakelen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) nemen we daar waar nodig extra maatregelen. Empower verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden. Verder deelt Empower jouw gegevens alleen aan andere dan de hierboven genoemde partijen als zij daartoe wettelijk verplicht is.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?
Wij beveiligen jouw gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Enkele van de maatregelen die wij treffen zijn:

we beveiligen onze website met een TSL-certificaat. Hiermee wordt vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld die wordt verstrekt via een contactformulier, versleuteld verzonden;
onze software is geüpdatet en we maken gebruik van een firewall;
toegang tot elektronische systemen is beveiligd met een wachtwoord en als extern toegang wordt gegeven maken we gebruik van two-factor authenticatie;
alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot jouw persoonsgegevens;
het delen van persoonsgegevens met derden doen we via een beveiligde verbinding; en,
we sluiten overeenkomsten af met derden die in onze opdracht jouw persoonsgegevens verwerken waardoor jouw privacy wordt gewaarborgd.

Welke rechten heb je met betrekking jouw persoonsgegevens?
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Empower. Ook heb je in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@Empower-hr.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, dit zijn de twee of drie regels onderaan het voorblad van het paspoort of aan de achterkant van een ID-kaart), ID-nummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Wij zullen beoordelen of we gehoor moeten en kunnen geven aan jouw verzoek. We reageren hier zo snel mogelijk op.

Indien je klachten hebt over onze gegevensverwerking, dan verzoeken wij jou dit zo te melden. Uiteraard hopen we hier samen uit te komen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteitpersoonsgegevens/tip-ons

Wat als het privacy beleid van Empower wijzigt?
De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en onze diensten kunnen veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring vind je altijd op https://www.Empower-hr.nl. Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 25 augustus 2021.